W biznesie bardzo ważna jest powtarzalność, czyli umiejętność wykonywania tych samych działań, w ten sam sposób, dostarczając ten sam, przewidywalny efekt. To jest oczywisty fundament pod jakiekolwiek skalowanie biznesu czy jego optymalizację. Ale to także ważny element, by jednoznacznie identyfikować te kroki, które należycie nie performują. Bo jeżeli każdy działa wg własnego schematu, to trudno jest takie działania ze sobą zestawić, o porównaniu i wyciągnięciu wniosków nie wspominając.
Dla jednego z klientów prowadziłem proces standaryzacji w obszarze operacji. Głównym, zgłaszanym problemem były opóźnienia w dostawie zamówień, brak wiedzy nt ich statusu, niepoprawna kolejność realizacji zamówień oraz niska efektywność samego zespołu. To z kolei, niczym kula śniegowa, generowało do operacji coraz więcej zapytań wewnętrznych (księgowość, zakupy, customer service, sprzedaż) i zewnętrznych (dostawcy produktów i usług). Opóźniało to z kolei bieżącą obsługę zamówień, a brak odpowiedzi generował więcej pytań. I tak wszystko się nakręcało. Wszystko mimo posiadanego systemu klasy ERP.
Współpracę zacząłem od zebrania backlogu wszystkich otwartych zamówień wraz z najbardziej aktualnym statusem, aby doraźnie zarządzić priorytetami i złapać w zespole jakiś rytm aktualizacji informacji i pracy na ustrukturyzowanych danych. Wraz z poprawą ich jakości, wystawiliśmy te dane dla pozostałych zespołów, by zamiast pytać, mogły je sobie odszukać samodzielnie. Równolegle zmapowałem proces, rozróżniając wszystkie (do tej pory) krytyczne statusy realizacji oraz oczekiwane czasy ich osiągnięcia, by szybciej identyfikować potencjalne opóźnienia. Większość rozwiązań powstała doraźnie, poza samym ERPem, bo liczył się szybki czas wdrożenia i elastyczność. Wszystkie rozwiązania były na bieżąco poprawiane i rozwijane, tak by faktycznie dodawały wartość w całym procesie. Gdy tylko to osiągały i były tworzone na dłużej (nie na doraźne gaszenie pożaru), przenosiłem je do ERPa, automatyzując przy tym obsługę tych zdarzeń i całe raportowanie.
Efekt: ułożony proces, wdrożone standardy pracy i skuteczna obsługa wyjątków, lepsza jakość danych, terminowa realizacja obsługi (skrócone terminy, wprowadzona najszybsza realizacja w branży), poprawa współpracy między zespołami