Żyjemy w świecie, gdzie komputery, systemy, a coraz bardziej telefony, są w stanie wspierać nas w codziennych, zawodowych obowiązkach. Transformacja AI przesuwa te możliwości jeszcze bardziej – myślę, że bardziej niż mogliśmy to sobie niedawno wyobrazić. A mimo to w biznesie wciąż jest wiele problemów, które przecież już dawno powinny zostać rozwiązane. Status płatności, wysyłka faktury, informacja nt terminu realizacji, status samego zamówienia, przygotowanie oferty, brak podpiętej umowy, brak raportowania i wiele innych, to przecież standardowe elementy każdej organizacji, wspierane przez każde rozwiązanie IT, a jednak generujące wciąż tak wiele trudności i frustracji.
Dla jednego z moich klientów problemem był czas, jaki pracownik musiał poświęcić na systemową obsługę każdego zamówienia, co było barierą dalszego wzrostu (wymagała rekrutacji), a w sezonie urlopowym robił się po prostu bałagan. A to wszystko mimo dobrze opisanym i zmapowanym procesom, dashboardom, jasnym instrukcjom i doświadczonemu zespołowi.
W ramach naszej współpracy przeszedłem cały proces od początku do końca, analizując każdy etap, sposób połączenie z narzędziami zewnętrznymi, z perspektywy wszystkich uczestników procesu. Kluczowe było dla mnie zrozumienie, czy każdy etap na pewno dodaje wartość (szczególnie z perspektywy systemu, np. czy nie ma nadmiaru statusów), czy w węzłach decyzyjnych (miejscach gdzie pracownik podejmuje decyzję, np. czy zamówienie opłacone? czy towar dostępny w magazynie?) wiem kto podejmuje decyzję (który użytkownik), kiedy, na podstawie jakich informacji, czy ma je wszystkie dostępne etc, czy jedna z decyzji nie tworzy np. nieskończonych pętli (którą my jako ludzie po prostu przerywamy, ale system nie będzie umiał). Interesowało mnie również powiązanie z zewnętrznymi systemami, na ile jest zautomatyzowane a na ile odbywa się poprzez wymianę plików i czy można to zmienić. Dodatkowo przejrzałem harmonogram poszczególnych czynności, czy aby na pewno przebiegają zgodnie z procesem.
Klient otrzymał zmapowane swoje procesy, ale z perspektywy własnego systemu ERP, gdzie każdy etap ma jasno zdefiniowane parametry jak: co go inicjuje, kiedy, na czym polega dany krok, który użytkownik go wykonuje, jaki jest efekt jego realizacji wraz ze wszystkimi niezbędnymi informacjami: jakie dane, gdzie dostępne, gdzie odłożone. Dodatkowo zaproponowałem poprawę wymiany danych z innymi narzędziami (API), harmonogram wykonywania poszczególnych operacji oraz nowe dashboardy informujące jedynie o zdarzeniach, które wymagają interwencji. Działania obejmowały również sukcesywną, pełną automatyzację procesu.
Efekt: Skrócenie czasu zaangażowania pracowników Logistyki w proces o prawie 90%, wyeliminowania zapytań ze strony działów BOK i Handlowego, deklarowanie terminów realizacji z dokładnością do dnia (wcześniej tygodnia)