Tak naprawdę wszystko zależy od roli, jaką logistyka odgrywa w naszym biznesie. Jeżeli (wciąż) uważamy ją wyłącznie za pozycję kosztową, to może poniższy tekst pomoże spojrzeć z nieco innej perspektywy. Z kolei jeżeli jest ona narzędziem (enablerem) wzrostu, rozwoju i budowania przewagi konkurencyjnej, to warto się zastanowić, czy faktycznie w taki właśnie sposób nią zarządzamy.
Zacznijmy od prostej analogii. Jak dobrze nam się pracuje na laptopie obciążonym na 100%? Bez przerwy, 100%. Z perspektywy utylizacji kosztów wręcz idealny stan. Każdy element urządzenia, jak procesor, pamięć RAM, dysk, w każdej sekundzie pracy wykorzystywane są do granic możliwości. A jednak jest to stan dalece niepożądany, w zasadzie od razu zgłaszany do zespołu IT, by temu zaradzić. Chcemy mieć zapas mocy, bo nie chcemy, żeby cokolwiek nas ograniczało, czy spowalniało. Laptop jest narzędziem, które ma nam ułatwiać zawodowe życie, dlatego nie ma mowy o czekaniu na długo otwierającego się Excela czy brak możliwości dołączenia do call’a.
A jak jest w przypadku naszej Logistyki? A konkretnie, jak myślimy o pracy Magazynu, który w naszym biznesie pełni rolę „narzędzia” zapewniającego sprawne przepływy. Czy również stale monitorujemy jego obciążenie? Czy mamy zapas „mocy” gotowy do użycia w przypadku nagłego wzrostu wolumenu? Czy tym samym dążymy do pewnego balansu między kosztem, wydajnością, a wynikiem finansowym? Czy też nadrzędnym celem jest wyciśnięcie z niego pełnej dostępnej mocy, najlepiej w każdej godzinie pracy?
Niestety dosyć często organizując pracę magazynu, zapominamy o jego roli. I też ciężko się dziwić. Żyjemy w świecie, gdzie komputery ułatwiają pracę, a logistyka jest kosztem. Dlatego, z perspektywy zarządzania zasobami, z takim trudem przychodzi nam postawienie znaku równa się między tymi dwoma pojęciami. Niewątpliwie całe ćwiczenie utrudnia skala i poziom kosztów. Do tego wzrost wydajności serwera czy prędkości łącza, to nieporównywalnie prostsze i szybsze do wdrożenia zadanie, niż inwestycja we wzrost wydajności magazynu.
Podobnie jak monitorujemy obciążenie serwerów, tak samo powinniśmy monitorować obciążenie magazynu, kontrolować zapas jego “mocy” i reagować. Ten zapas, chociaż jest kosztem, jest niezbędny. To nasz wentyl bezpieczeństwa na wypadek nagłego wzrostu wolumenów przechodzących przez nasz magazyn. Całkowite wypełnienie magazynu, ciągła praca wszystkich stanowisk, wręcz za wysoka wydajność pracowników, może być powodem do zadowolenia, szczególnie gdy patrzymy na koszty. Nie może się jednak utrzymywać, gdyż bardzo szybko przerodzi się w słabość i ograniczy nasz biznes.
Gdy nowych zamówień jest więcej, niż magazyn jest w stanie wysłać, to oznacza, że zamówienia przestają wyjeżdżać, a każdego dnia ich ilość rośnie. To oczywiście prowadzi do lawiny pytań ze strony konsumentów. W efekcie dochodzi do przeciążenia działu Obsługi Klienta, który również przestaje być w stanie na bieżąco odpowiadać na pytania. Opłacone zamówienia o nieznanym statusie i brak kontaktu z BOK – przepis na negatywne opinie w sieci. Jeszcze przed chwilą cieszył nas sukces sprzedażowy, a mówimy już tylko o katastrofie. To jest moment, kiedy bylibyśmy w stanie zapłacić wiele, aby uniknięcie całej sytuacji.
Dlatego jeżeli Logistykę postrzegamy jako potencjał na wzrost i rozwój, nie możemy przeciążać jej zasobów. Wręcz przeciwnie, musimy stworzyć odpowiednie warunki, by dzięki niej móc budować przewagę rynkową naszego biznesu.